Klokkenluidersregeling

1. Inleiding

Het is belangrijk voor het bedrijf dat eventuele fraude, wangedrag of onrechtmatig handelen wordt gemeld en op de juiste manier wordt afgehandeld. Het bedrijf moedigt daarom alle individuen aan om eventuele zorgen die zij hebben over het gedrag van anderen in het bedrijf of de manier waarop het bedrijf wordt gerund, te uiten. Dit beleid beschrijft de manier waarop individuen eventuele zorgen kunnen uiten en hoe die zorgen zullen worden afgehandeld.

Dit beleid is van toepassing op alle werknemers van het bedrijf, zowel fulltime als parttime werknemers met een vast contract en anderen die functies uitvoeren in relatie tot de organisatie, zoals uitzendkrachten en aannemers, worden aangemoedigd om het te gebruiken. Het is ook beschikbaar voor gebruik door externe derden of tegenpartijen.

Dit beleid en procedure zijn niet contractueel en het bedrijf behoudt zich het recht voor om het te wijzigen als het, naar eigen goeddunken, ervoor kiest om dit te doen.
 

2. Principes

• Iedereen moet zich bewust zijn van het belang van het voorkomen en elimineren van wangedrag op het werk. Individuen moeten alert zijn op illegaal of onethisch gedrag en alles van die aard melden waar ze zich bewust van worden.
• Elke kwestie die onder deze procedure wordt aangekaart, zal grondig, snel en vertrouwelijk worden onderzocht, en de uitkomst van het onderzoek zal worden teruggekoppeld aan de werknemer die het probleem heeft aangekaart.
• Geen enkel individu zal worden geschaad voor het aankaarten van een kwestie onder dit beleid. Dit betekent dat de voortdurende werkgelegenheid en kansen voor toekomstige promotie of training van het individu niet zullen worden benadeeld omdat hij/zij een legitieme zorg heeft geuit.
• Het slachtoffer maken van een werknemer die een gekwalificeerde melding doet, zal worden beschouwd als een disciplinaire overtreding.
• Als wangedrag wordt ontdekt als gevolg van een onderzoek onder deze procedure, zal de disciplinaire procedure van de organisatie worden gebruikt, naast eventuele passende externe maatregelen.
• Opzettelijk een valse beschuldiging maken is een disciplinaire overtreding.
• Een instructie om wangedrag te verdoezelen is op zichzelf al een disciplinaire overtreding. Als je wordt verteld om geen zorgen te uiten of te volgen, zelfs niet door een persoon in autoriteit zoals een manager, moeten individuen niet instemmen om stil te blijven.
   

Deze procedure is voor openbaarmakingen over zaken anders dan een schending van het eigen arbeidscontract van een werknemer. Als een werknemer zich zorgen maakt dat zijn/haar eigen contract is geschonden of waarschijnlijk zal worden geschonden, moet hij/zij de klachtenprocedure van de organisatie gebruiken.

Beleid

De wet biedt bescherming voor degenen die legitieme zorgen uiten over gespecificeerde zaken. Deze worden "kwalificerende openbaarmakingen" genoemd.

Een kwalificerende openbaarmaking is een openbaarmaking in het algemeen belang door een individu die redelijkerwijs gelooft dat:

• een strafbaar feit
• een gerechtelijke dwaling
• een handeling die risico's creëert voor de gezondheid en veiligheid;
• financiële fraude of wanbeheer;
• een daad die schade toebrengt aan het milieu;
• nalatigheid
• overtredingen van onze interne beleidsregels en procedures;
• overtredingen van mededingingswetgeving of anti-competitieve praktijken;
• een schending van enige andere wettelijke verplichting;
• gedrag dat waarschijnlijk schade zal toebrengen aan de reputatie van Howden Group Holdings en/of een bijbehorend dochterbedrijf;
• verberging van een van de bovenstaande; wordt gepleegd, is gepleegd of waarschijnlijk gepleegd zal worden.

Het is niet nodig dat het individu bewijs heeft dat zo'n daad wordt gepleegd, is gepleegd of waarschijnlijk zal worden gepleegd - een redelijke overtuiging is voldoende. Het individu heeft geen verantwoordelijkheid om de zaak te onderzoeken - het is de verantwoordelijkheid van het bedrijf om ervoor te zorgen dat er een onderzoek plaatsvindt.
 

4. Procedure 4. Procedure

Stap één

In eerste instantie, en tenzij je redelijkerwijs gelooft dat je leidinggevende betrokken is bij het wangedrag, of als je om een andere reden niet naar je leidinggevende wilt gaan, moeten eventuele zorgen worden geuit bij je leidinggevende. Als je gelooft dat je leidinggevende betrokken is, of om welke reden dan ook niet naar je leidinggevende wilt gaan, dan moet je direct naar Stap Drie gaan.

Stap twee

Uw leidinggevende zal een onderzoek regelen naar de kwestie (door zelf de kwestie te onderzoeken of deze onmiddellijk door te geven aan iemand in een hogere positie). Het onderzoek kan inhouden dat u en andere betrokkenen een schriftelijke verklaring geven. Elk onderzoek zal worden uitgevoerd in overeenstemming met de hierboven uiteengezette principes. Uw verklaring zal in overweging worden genomen en u wordt gevraagd om te reageren op eventueel verkregen aanvullend bewijs.

Uw leidinggevende (of de persoon die het onderzoek heeft uitgevoerd) zal vervolgens verslag uitbrengen aan het bestuur, dat eventuele noodzakelijke acties zal ondernemen, inclusief het melden van de kwestie aan een passende overheidsinstantie of regelgevende instantie. Indien disciplinaire maatregelen nodig zijn, zal uw leidinggevende (of de persoon die het onderzoek heeft uitgevoerd) de kwestie melden aan de afdeling Human Resources en het disciplinaire procedure opstarten. Na afloop van het onderzoek zal u op de hoogte worden gebracht van de uitkomst en wat het bestuur heeft gedaan, of van plan is te doen. Indien er geen actie wordt ondernomen, zal de reden hiervoor worden toegelicht.

Stap drie

Als u zich zorgen maakt dat uw leidinggevende betrokken is bij wangedrag, niet heeft gezorgd voor een juist onderzoek of niet heeft gerapporteerd over de uitkomst van het onderzoek aan het bestuur, moet u de General Counsel informeren, die zal regelen dat een andere manager het uitgevoerde onderzoek zal bekijken, eventuele noodzakelijke vragen zal stellen en zijn eigen rapport zal uitbrengen aan het bestuur zoals in Stap Twee hierboven. Elke benadering van de General Counsel zal vertrouwelijk worden behandeld en uw identiteit zal niet worden onthuld zonder uw voorafgaande toestemming.

Stap vier

Wanneer de zaak ernstiger is, of wanneer u het gevoel heeft dat uw leidinggevende of [in te voegen rol van contactpersoon] uw zorg niet heeft aangepakt, of als u er om welke reden dan ook de voorkeur aan geeft om het niet met hen te bespreken, moet u contact opnemen met de onafhankelijke vertrouwelijke meldlijn. Safecall biedt de onafhankelijke vertrouwelijke meldlijn waar u uw zorgen kunt uiten en er zeker van kunt zijn dat ze volledig zullen worden aangepakt. Oproepen worden behandeld door deskundig personeel en zullen in volledig vertrouwen worden behandeld. Een verslag van het gesprek zal worden gestuurd naar de Group General Counsel. Safecall zal uw naam niet bekendmaken aan Howden Group Holdings, als u anoniem wilt blijven.

U kunt Safecall te allen tijde bereiken op het gratis nummer: 0800 915 1571.

De Safecall-lijn is 24/7 beschikbaar, 365 dagen per jaar. Als alternatief kan Safecall worden gecontacteerd via e-mail hyperion@safecall.co.uk of via de website www.safecall.co.uk/report.

Details van de Safecall service zijn ook te vinden op Safecall posters, die je kunt vinden in het kantoor en op het intranet.

Stap vijf

Als u na het voltooien van al deze stappen redelijkerwijs van mening bent dat de juiste actie niet is ondernomen, dient u de kwestie te melden aan de juiste autoriteit.

De wetgeving stelt een aantal instanties vast waar kwalificerende meldingen kunnen worden gedaan. Deze omvatten:

• HM Revenue & Customs;
• Autoriteit Financiële Markten
• Mededingings- en Marktautoriteit
• Gezondheid en Veiligheid Uitvoerendorgaan
• Milieuagentschap.
• Onafhankelijke Politie Comp
   

Voor Safecall Internationale gratis telefoonnummers bezoeken Safecall