Pensioencommunicatie bij wijziging pensioenregeling

Wat is pensioencommunicatie bij wijziging pensioenregeling 

Pensioencommunicatie rondom wijzigingen in wet- en regelgeving en aangepaste pensioenregeling dient zorgvuldig uitgevoerd te worden. Een mogelijke aanleiding hiervoor is de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel, waarvoor werkgevers tot uiterlijk 1 januari 2028 de tijd hebben om hun regeling(en) aan te passen. Daarnaast kunnen veranderingen in de pensioenvisie van de werkgever, veroorzaakt door factoren zoals een veranderende personeelssamenstelling of gewijzigde behoeften, leiden tot aanpassingen in de pensioenregeling. Bij de communicatie moet er ook aandacht zijn voor het proces van de wijziging(en), waarbij de werknemers ook een inzicht krijgen in de aanleiding, de overwogen opties en de redenen voor de keuze van de nieuwe regeling.

Het moet worden bedacht dat de ondernemingsraad (OR) instemmingsrecht heeft en als er geen OR is, de pensioencommissie of de werknemersvertegenwoordiging. Dit betekent dat de OR vanaf het begin van het wijzigingstraject betrokken wordt. De OR dient bij de uitoefening van haar instemmingsrecht de belangen van alle werknemers te behartigen, met oog op een gezonde bedrijfsvoering. Dit impliceert dat de OR zal toezien op de inrichting van een passend communicatieplan.

Het doel van communicatie bij wijziging pensioenregeling
Bij wijzigingen in pensioenregelingen als gevolg van nieuwe wet- en regelgeving of een herziene pensioenvisie, is het van groot belang om werknemers grondig en duidelijk te informeren. Het primaire doel is om hen inzicht te geven in wat zij van de gewijzigde regeling kunnen verwachten. Dit omvat niet alleen de directe veranderingen in hun pensioenvoorzieningen, maar ook de redenen achter deze wijzigingen. Het verhelderen van het proces en de besluitvorming achter deze aanpassingen bevordert transparantie en begrip. Daarbij is het voor werkgevers aan te raden om presentielijsten bij te houden tijdens informatiesessies. Deze administratie dient als bewijs van de inspanningen om werknemers tijdig en grondig te informeren en onderstreept de inzet van de organisatie voor een open en eerlijke communicatie.
 

Wat is belangrijk bij communicatie rondom de wijziging van de pensioenregeling?

Uiteindelijk gaat het erom dat een werkgever de medewerkers de gelegenheid geeft om antwoord te krijgen op de volgende vragen:

• Hoeveel pensioen bouwt de medewerker op?
• Wanneer krijgt de medewerker het pensioen?
• Is dit pensioen voldoende?
• Wat is er verzekerd voor de nabestaande(n)?
• Welke keuzes zijn er te maken?
   

Pensioencommunicatie bij wijzigingen vraagt een gerichte aanpak
De pensioencommunicatie bij een wijziging van de pensioenregeling vraagt een gerichte aanpak. Het raakt alle werknemers in hun toekomstige inkomen. Duidelijke, heldere communicatie en transparantie zijn hierbij essentieel voor de algehele acceptatie. In de communicatie moeten duidelijk de oude situatie, de redenen voor de wijziging en de nieuwe situatie worden uiteengezet. Het gebruik van aansprekende voorbeelden met 'maatmensen' of fictieve persona's kan helpen om de informatie toegankelijker en begrijpelijker te maken voor de werknemers.

Communicatievorm
Voor grotere bedrijven is het vaak niet haalbaar elke werknemer individueel te informeren, waardoor gepersonaliseerde informatie lastiger te verstrekken is. Dit kan het moeilijker maken om elke individuele werknemer effectief te bereiken.

Een veelgebruikte oplossing is het organiseren van groepspresentaties, die desgewenst gevolgd worden door een-op-een gesprekken wanneer er specifieke life-events of andere bijzondere omstandigheden zijn. 

Mede gezien de gevoelige onderwerpen die aan de orde kunnen komen zoals huwelijk of een (v)echtscheiding, is het een logische keuze hier alleen persoonlijke een-op-een gesprekken met een externe adviseur aan te bieden. Deze individuele benadering stelt werknemers in staat om in een vertrouwelijke setting hun specifieke vragen en zorgen te bespreken. Het gebruik van het rekenpaneel binnen het Howden Werknemersportaal is hierbij een cruciaal hulpmiddel. Dit paneel helpt om gepersonaliseerde scenario's en berekeningen te maken, die de werknemer duidelijkheid bieden over de impact van life-events op hun pensioen. Groepspresentaties worden in deze context vermeden, om de privacy en de persoonlijke aard van de gesprekken te waarborgen.